Tipps

17.12.2017

Serienbrief erstellen


So kann ein Serienbrief erstellt werden.

Vorgehen

Um einen Serienbrief zu erstellen, müssen die folgenden drei Arbeitsschritte ausgeführt werden:

  • Tabelle mit geeigneten Titeln erstellen
  • Fertige Tabelle lokal abspeichern
  • Textdokument mit Bezugsfeldern erstellen

1  Tabelle erstellen

Beim Erstellen der Datentabelle in Excel sollte darauf geachtet werden, dass geeignete Spaltenüberschriften gewählt werden:

Die Tabelle muss anschliessend lokal gespeichert werden, idealerweise im gleichen Ordner, wo auch das Word-Dokument für den Seriendruck gespeichert wird.

2  Word-Dokument erstellen

Der eigentliche Seriendruck findet in Word statt. Also wird nun Word gestartet und ein neues Dokument erstellt.

3  Seriendruck aktivieren

Um in einem Word-Dokument den Seriendruck zu aktivieren, wird der Menüpunkt Sendungen Seriendruck starten ausgewählt:

Anschliessend kann die gewünschte Dokumentart (z.B. Briefe) ausgewählt werden.

4  Empfänger auswählen

Als nächstes muss die Excel-Tabelle mit den Empfängern ausgewählt werden. Die geschieht über den Menüpunkt Sendungen Empfänger auswählen Vorhandene Liste verwenden...:

Anschliessend kann die gewünschte Excel-Datei mit den Adressen ausgewählt werden.

5  Seriendruckfelder einfügen

Nun können die Spalten aus der Excel-Tabelle als Seriendruckfelder eingefügt werden. Unter dem Menüpunkt Sendungen Seriendruckfeld einfügen steht eine Liste aller vorhandenen Spalteni(-überschriften) zu Verfügung:

6  Vorschau aktivieren

Mit dem Menüpunkt Sendungen Vorschau Ergebnisse kann die Vorschau ein- und ausgeschaltet werden. So kann überprüft werden, wie die fertigen Dokumente für jeden einzelnen Empfänger aussehen werden.

7  Drucken

Mit dem Menüpunkt Sendungen Fertig stellen und zusammenführen kann der fertige Serienbrief gedruckt werden:

Wählt man Einzelne Dokumente bearbeiten..., so wird eine neue Worddatei erstellt, die sämtliche Briefe enthält. So können die einzelnen bei Bedarf noch angepasst werden.