Einführung

Eine Datenbank ist ein System zur elektronischen Datenverwaltung. Die wesentliche Aufgabe einer Datenbank ist es, grosse Datenmengen effizient, widerspruchsfrei und dauerhaft zu speichern und benötigte Teilmengen in unterschiedlichen, bedarfsgerechten Darstellungsformen für Benutzer und Anwendungsprogramme bereitzustellen.

Begriffe am Beispiel

Schema

Gibt vor, was in der Datenbank wie abgespeichert werden soll

Attribut

Beschreibt einen einzelnen Eintrag des Schemas – z.B. dass die Postleitzahl als Zahl erfasst werden muss

Datensatz

Ein Eintrag in der Datenbank – hier im Beispiel eine spezifische Person, z.B. Jakob

Wert

Der Wert eines Attributs – Der Wert für das Attribut Adresse des Datensatzes von Jakob lautet «Neubrückstrasse 125»

Serienbriefe

Als Anwendung schauen wir uns einen Serienbrief an. Dabei erstellt man für jeden Datensatz einer Tabelle einen persönlichen Brief (oder einfach ein angepasstes Dokument) und greift dazu auf die gespeicherten Werte des jeweiligen Datensatzes zu.

Um einen Serienbrief zu erstellen, müssen die folgenden Arbeitsschritte ausgeführt werden:

• Tabelle mit geeigneten Titeln erstellen und lokal abspeichern (in Excel)
• Textdokument mit Bezugsfeldern erstellen und Daten zusammenführen (in Word)

1  Tabelle erstellen

Beim Erstellen der Datentabelle in Excel sollte darauf geachtet werden, dass geeignete Spaltenüberschriften gewählt werden:

Die Tabelle muss anschliessend lokal gespeichert werden, idealerweise im gleichen Ordner, wo auch das Word-Dokument für den Seriendruck gespeichert wird.

Aufgabe «Schritt 1»

Erstelle ein Excel-Dokument mit den oben abgebildeten Spalten

• Füge eine weitere Spalte hinzu
• Erstelle mindestens 5 Datensätze (also Zeilen mit Werten)
• Speichere das Dokument in einem neuen Ordner Seriendruck ab

2  Word-Dokument erstellen

Der eigentliche Seriendruck findet in Word statt. Also wird nun Word gestartet und ein neues Dokument erstellt.

Aufgabe «Schritt 2»

Starte Word und erstelle ein neues Dokument. Speichere das Dokument auch im Ordner Seriendruck ab.

3  Seriendruck aktivieren

Um in einem Word-Dokument den Seriendruck zu aktivieren, wird der Menüpunkt Sendungen > Seriendruck starten ausgewählt:

Anschliessend kann die gewünschte Dokumentart (z.B. Briefe) ausgewählt werden.

Aufgabe «Schritt 3»

Aktiviere den Seriendruck und wähle Briefe

4  Empfänger auswählen

Als nächstes muss die Excel-Tabelle mit den Empfängern ausgewählt werden. Dies geschieht über den Menüpunkt Sendungen > Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden...:

Anschliessend kann die gewünschte Excel-Datei mit den Adressen ausgewählt werden.

Aufgabe «Schritt 4»

Wähle die in Aufgabe 1 erstellte Excel-Datei aus

5  Seriendruckfelder einfügen

Nun können die Spalten aus der Excel-Tabelle als Seriendruckfelder eingefügt werden. Unter dem Menüpunkt Sendungen > Seriendruckfeld einfügen steht eine Liste aller vorhandenen Spalten(-überschriften) zu Verfügung:

Aufgabe «Schritt 5»

Schreibe einen Brief. Füge dabei an geeigneten Stellen die zur Verfügung stehenden Seriendruckfelder ein.

6  Vorschau aktivieren

Mit dem Menüpunkt Sendungen > Vorschau Ergebnisse kann die Vorschau ein- und ausgeschaltet werden. So kann überprüft werden, wie die fertigen Dokumente für jeden einzelnen Empfänger aussehen werden.

Aufgabe «Schritt 6»

Teste deinen Brief indem du die Vorschau aktivierst und die Datensätze durchgehst

7  Drucken

Mit dem Menüpunkt Sendungen > Fertig stellen und zusammenführen kann der fertige Serienbrief gedruckt werden:

Wählt man Einzelne Dokumente bearbeiten..., so wird eine neue Worddatei erstellt, die sämtliche Briefe enthält. So können die einzelnen Briefe bei Bedarf weiter angepasst werden.

Aufgabe «Schritt 7»

Simuliere den Seriendruck, indem du mit Einzelne Dokumente bearbeiten... alles in ein neues Dokument ausgibst.

8  Verfeinerungen

Probleme können dann auftreten, wenn die Werte nicht direkt im Text verwendet werden können, so z.B. das Geschlecht der Person. Dieses könnte man aber z.B. in der Anrede sehr gut verwenden. Hier bietet Excel unter Regeln ein Wenn-Dann-Sonst. Wir können also sagen: Wenn Geschlecht=«m» dann «Lieber» Sonst «Liebe».

Aufgabe «Schritt 8»

Verwende das Wenn-Dann-Sonst um eine korrekte Anrede im Brief einzubauen.

Tabellen verknüpfen

Ein zentrales Prinzip von Datenbanken ist, dass man die Daten nach sinnvollen Kriterien trennt und in unterschiedlichen Tabellen ablegt. Anhand eindeutiger Merkmale kann man dann Einträge aus mehreren Tabellen miteinander verknüpfen.

Wir könnten z.B. das Attribut Stadt aus der Adressliste streichen. Dafür bauen wir eine zweite Tabelle ein, welche zu jeder PLZ die Ortschaft abspeichert. Nun können wir mit der PLZ aus der Adressliste die Ortschaft in der zweiten Tabelle nachschlagen.

Begriffe am Beispiel

Aufgabe «Tabellen verknüpfen»

• Lade die Liste der PLZ/Ort hier herunter: https://postleitzahlenschweiz.ch/tabelle/ (opens new window)
• Kopiere die relevanten Infos (erste beiden Spalten) rüber in dein Excel in ein neues Arbeitsblatt
• Ersetze die Einträge in der Spalte «Stadt» durch eine Funktion welche die Ortschaft gemäss PLZ nachschlägt. (Tipp: SVERWEIS())