Lernziele

Du

  • vermeidest das verbotene direkte Ändern von Schriftart und -grösse
  • verwendest Formatvorlagen, um ein Dokument zu strukturieren
  • wählst einen Formatvorlagensatz, um das Aussehen des Dokuments zu ändern
  • kannst das Seitenlayout anpassen: Kopf- und Fusszeile
  • stellst Quellenangaben als Fussnoten dar
  • kannst Bilder in ein Dokument einfügen und diese mit Beschriftungen versehen,
  • speicherst und exportierst Dokumente in einem geeigneten Format

Formatvorlagen

Eine gute Struktur eines Textdokumentes dient nicht nur der besseren Lesbarkeit.

Überschriften werden normalerweise grösser dargestellt als der restliche Text. Dadurch fällt es dem Betrachter leichter, die Struktur eines Textes zu erkennen: Der Beginn eines Kapitels sticht hervor, ein Abschnitt wird eindeutig als Unterkapitel identifiziert.

Die Software hingegen erkennt eine Überschrift nicht an Hand ihrer Darstellung. Umgekehrt allerdings kann die Software eine Überschrift entsprechend als solche darstellen.

Deshalb empfiehlt es sich, ein Dokument zu strukturieren, indem man Überschriften als solche auszeichnet und sie nicht einfach fett und grösser formatiert. Dasselbe gilt für weitere Textelemente wie Absätze, Fussnoten, …

Die Textverarbeitungssoftware kann dann in der sogenannten Formatvorlage nachschauen gehen, wie eine Überschrift formatiert wird. Fügt man nun eine weitere Überschrift hinzu, hat diese bereits die korrekte Darstellung. Zudem kann man an einem zentralen Ort die Darstellung sämtlicher Überschriften anpassen.

Textstruktur an einem Beispiel
Textstruktur an einem Beispiel

Hinweis

Durch diese Textstruktur eröffnen sich weitere Möglichkeiten

Inhaltsverzeichnis
Die Textverarbeitungssoftware kann ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen, indem sie alle Stellen, die mit der Formatvorlage «Überschrift» gekennzeichnet sind als Kapitelüberschrift ins Inhaltsverzeichnis kopiert und evtl. zusätzlich die Seitenzahl daneben schreibt.
Screenreader
Dieser liest Dokumente vor (z.B. für Blinde, Seebehinderte, aber auch Leute, die nicht lesen können oder wollen). Der Screenreader kann nun die zusätzlichen Informationen wiedergeben, indem er sagt: «Titel: Die Ziege im Garten – Untertitel: eine Geschichte von Hansjakob Bauer – Erstes Kapitel: Graue Gans – Die Ziege lebte…»

Wie strukturiere ich ein Dokument?

Formatvorlagen können sehr einfach zugewiesen werden:

  • Zuerst markierst du den Text, dem du eine Formatvorlage zuweisen möchtest.
  • Dann klickst du auf die entsprechende Formatvorlage.

Für die Auswahl der Formatvorlage stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Registerkarte

In der Registerkarte `Start hast du einen schnellen Zugriff auf die häufigsten Formatvorlagen. Du siehst auch gleich, welche Vorlage dem momentan markierten Text zugewiesen ist. Die Auswahl lässt sich rechts über den hellgrauen Button (Pfeilspitze nach unten mit Querstrich) erweitern.

Gruppe «Formatvorlagen» der Registerkarte «Start»
Gruppe «Formatvorlagen» der Registerkarte «Start»

Eigenes Fenster

Eine detailliertere Ansicht der Formatvorlagen erhältst du, indem du in der Registerkarte unten rechts den diagonalen Pfeil klickst. (siehe Screenshot oben, ganz unten rechts)

Dann nämlich öffnet sich das Formatvorlagen-Fenster:

Fenster «Formatvorlagen»
Fenster «Formatvorlagen»

Weitere Einstellungen können über Optionen… erreicht werden. Hier lässt sich z.B. einstellen, ob die empfohlenen, die im Dokument verwendeten oder alle verfügbaren Formatvorlagen angezeigt werden sollen.

Fenster «Optionen»
Fenster «Optionen»

Formatvorlagensatz wählen

Um das Aussehen deines Dokuments zu ändern, kannst du einen anderen Formatvorlagensatz auswählen. Im Menü Entwurf findest du eine Auswahl von Formatvorlagensätzen:

Formatvorlagensätze (Designs) und Farbvariationen
Formatvorlagensätze (Designs) und Farbvariationen

Durch einen Klick kannst du den entsprechenden Satz aktivieren.

Hinweis

Diese Formatvorlagensätze können auf bestehende Dokumente angepasst werden. Aber nur, wenn dort korrekt mit Formatvorlagen gearbeitet wurde! Jede direkte Formatierung führt zu Problemen beim Anwenden eines neuen Designs!

Kopf- und Fusszeile

Wie füge ich eine Kopf- oder eine Fusszeile ein? Welche Elemente stehen zur Verfügung?

Kopf- und Fusszeile
Kopf- und Fusszeile

Jedes Dokument besitzt grundsätzlich eine Kopf- und eine Fusszeile. Normalerweise sind diese – bis auf die Tabstopps in der Mitte und rechts – leer.

Kopf- und Fusszeile editieren

Durch einen Doppelklick auf den Bereich der Kopf- oder Fusszeile wird diese zur Bearbeitung geöffnet:

Kopfzeile bearbeiten
Kopfzeile bearbeiten

Felder einfügen

Wenn die Kopf- und Fusszeilentools geöffnet sind (siehe Screenshot oben), dann hat man über das Menuband Entwurf die Möglichkeite, die häufigsten Felder über Datum und Uhrzeit oder Dokumentinformationen einzufügen.

Über DokumentinformationFeld… erhält man eine Übersicht über alle verfügbaren Felder:

Felder einfügen
Felder einfügen

Teilweise gibt es Optionen und Formate, z.B. bei Daten kann das Datumsformat gewählt werden.

Diese Übersicht erreicht man auch über das Dropdown Schnellbausteine, das auch im Menuband Einfügen in der Gruppe Text zur Verfügung steht.

Schnellbaustein
Schnellbaustein

Felder verwalten

Felder werden grau hinterlegt dargestellt. Mit einem Rechtsklick und Feld bearbeiten… kann man das Feld oder sein Format anpassen. Über den Rechtsklick lässt sich das Feld auch aktualisieren. Dies geschieht je nach Feld aber auch automatisch, resp. beim Drucken, Speichern oder sonst einer Aktion.

Fussnoten

Fussnoten können über VerweiseFussnoten eingefügt werden. Fussnoten werden am Seitenende dargestellt, während Endnoten gesammelt am Ende des Dokumentes aufgeführt werden.

Fussnoten einfügen über die Symbolleiste
Fussnoten einfügen über die Symbolleiste

Ein Klick auf den diagonalen Pfeil unten rechts öffnet ein Fenster mit weiteren Einstellungmöglichkeiten:

Zusatzliche Optionen zur Nummerierung der Fussnoten
Zusatzliche Optionen zur Nummerierung der Fussnoten

Bilder

Bilddateien lassen sich in allen modernen Textverarbeitungsprogrammen problemlos einfügen, sei es aus einer lokalen Datei oder über die Zwischenablage. Unterstützt werden diverse Formate, die gängigsten sind jpg, png und gif.

Bilder einfügen

Bilder können über die Zwischenablage mit Ctrl + V oder über EinfügenBilder als Datei eingefügt werden.

Bild aus Datei einfügen
Bild aus Datei einfügen

Textfluss festlegen

Wenn man ein eingefügtes Bild markiert, erscheint ein kleines Symbol, womit man die Layoutoptionen für dieses Bild festlegen kann:

Einstellungen Textfluss
Einstellungen Textfluss

Ein Klick auf Weitere anzeigen oder ein Rechtsklick auf das Bild und Grösse und PositionTextumbruch öffnet das Layout-Fenster mit den Detaileinstellungen:

Layouteinstellungen «Textumbruch»
Layouteinstellungen «Textumbruch»

Hier kann man neben der Art des Textflusses auch den Abstand des Bildes zum Text definieren.

Beschriftung

Beschriftung einfügen

Du wählst das Bild aus, dann machst du entweder einen Rechtsklick darauf und wählst Beschriftung einfügen… oder du gehst über das Menu VerweiseBeschriftung einfügen…. Bei Tabellen funktioniert nur der Weg über das Menu. Das folgende Fenster erscheint:

Im ersten Feld musst du einen Text für die Beschriftung eingeben. Je nach gewählter Bezeichnung wird diese dem Text automatisch mit einer Nummer vorangestellt. Es empfiehlt sich, ein Trennzeichen (z.B. Doppelpunkt) zwischen Nummer und Text einzufügen. Zusätzlich kannst du unter Position wählen, ob die Beschriftung ober- oder unterhalb des Elementes eingefügt werden soll.

Beschriftetes Objekt und Beschriftung gruppieren

Die Beschriftung wird abhängig vom Textfluss des Elements eingefügt:

Falls das Element im Textfluss ist, wird die Beschriftung auf die nächste Zeile in den normalen Textfluss integriert. Dies eignet sich für grössere Bilder, welche die gesamte Breite des Dokumentes belegen:

Beschriftetes Bild im Textfluss, Absatz zentriert
Beschriftetes Bild im Textfluss, Absatz zentriert

Bei Elementen ausserhalb des Textflusses fügt Word die Beschriftung als Textfeld ober- oder unterhalb des Elements ein.

Verschiebst du aber Bild oder Beschriftung, passen diese nicht mehr zusammen. Deshalb musst du die beiden Elemente unbedingt gruppieren! Dazu wählst du beide Elemente aus. Dies erreichst du durch Klick auf das erste Element, dann mit gedrückter Shift-Taste auf das zweite Element klicken. Beide Elemente sollten jetzt markiert sein (siehe Screenshot).

Beschriftung und Bild Gruppieren
Beschriftung und Bild Gruppieren

Anschliessend machst du einen Rechtsklick auf die markierten Elemente und wählst GruppierenGruppieren.

Beschriftung mit Bild gruppiert
Beschriftung mit Bild gruppiert

Du kannst den Textfluss, den Abstand zum Text sowie auch Grösse und Position wie gewohnt verändern. Dabei gilt es aber zu beachten, dass du jeweils die gesamte Gruppe, also Bild und Beschriftung wählst, und nicht nur das Bild oder die Beschriftung selbst.

Um die Beschriftung selbst zu ändern, kannst du direkt in die Beschriftungszeile klicken und Änderungen anbringen. Hier kannst du auch die Ausrichtung der Beschriftung ändern. Wenn du aber alle Beschriftungen im Dokument anpassen möchtest, dann solltest du besser die Formatvorlage «Beschriftung» anpassen. Sie wird allen Beschriftungen beim Einfügen zugewiesen.

Export als PDF

Endprodukt plattformunabhängig als PDF-Datei abliefern.

Wieso?

Einen mit einer Textverarbeitung geschriebenen Text liefert man entweder in Papierform oder als PDF-Datei ab. Die Original-Dokumente werden nur verschickt, wenn der Empfänger sie weiterbearbeiten muss!

Der grosse Vorteil dabei: PDF-Dokumente können auf allen Systemen dargestellt werden (Windows, Linux, macOS, Smartphone, Web). D.h. der Empfänger muss kein Microsoft Office installiert haben, um den Text zu lesen.

Wie?

Du wählst DateiExportieren und klickst auf PDF/XPS-Dokument erstellen.

Exportieren
Exportieren

Anschliessend gibst du einen Dateinamen für das zu erstellende PDF-Dokument ein. Du kannst das PDF-Dokument entweder in hoher Qualität (Standard) oder in niedrigerer Qualität (Minimale Grösse) veröffentlichen. Dies spielt vor allem dann eine Rolle, wenn dein Dokument viele Bilder beinhaltet. Diese können nämlich komprimiert und heruntergerechnet werden, so dass das erzeugte PDF viel weniger Speicherplatz belegt.

Als PDF oder XPS veröffentlichen
Als PDF oder XPS veröffentlichen
Letzte Änderung: 3.9.2019, 21:19:26