Grundlagen #

Die Dateien, welche mit einem Tabellenkalkulationsprogramm bearbeitet werden, heissen Arbeitsmappen. Eine Arbeitsmappe enthält eine oder mehrere Arbeitsblätter. Ein Arbeitsblatt ist eine Tabelle bestehend aus Zellen, welche in Zeilen und Spalten angeordnet sind.

Die Zeilen werden mit Zahlen bezeichnet, die Spalten mit Buchstaben. So erhält jede Zelle einer Tabelle eine eindeutige Bezeichnung, z.B. A13 oder ZA210.

In Tabellenkalkulationsprogrammen wird normalerweise nur eine Tabelle der aktuell geöffneten Arbeitsmappe angezeigt. Mit Tabs am unteren Rand der Tabelle kann zu den anderen Tabellen resp. Arbeitsblätter in der Arbeitsmappe gewechselt werden.

Im Tabellenkalkulationsprogramm ist immer eine Zelle ausgewählt. Sie wird als aktuelle oder aktive Zelle bezeichnet. Oberhalb der Tabelle wird die Bezeichnung sowie der Inhalt der aktuellen Zelle dargestellt.

Formatierung #

Sämtlicher Inhalt in einer Arbeitsmappe kann formatiert werden. So stehen verschiedene Schriftarten, -farben, -grössen, aber auch Fett- und Kursiv-Schrift zur Verfügung. Diese Einstellungen erreicht man über den Ribbon Start.

Die Breite einer Spalte und auch die Höhe einer Zeile können direkt am Rand bei den Buchstaben, resp. durch Klick auf den Rand und Ziehen angepasst werden. Mit einem Doppelklick stellt Excel automatisch die «optimale» Breite ein.

Datentypen #

Eine Zelle kann drei unterschiedliche Arten von Werten enthalten:

• Text
• Zahl
• Formel

Dieser Unterschied ist zentral, da die Tabellenkalkulation nur mit Zahlen rechnen kann. Wird in einer Berechnungs-Formel ein Bezug zu einer Zelle gemacht, die einen Text enthält, so kann kein Wert berechnet werden. Ausserdem werden Zahlen und Texte unterschiedlich sortiert.

Die Unterscheidung zwischen Text und Zahl ist jedoch nicht trivial. Beispielsweise können 42 und 123 entweder als Zahl oder als Text behandelt werden. Beim Sortieren von Zahlen steht 42 vor 123, beim Sortieren von Text jedoch 123 vor 42.

Zuordnung des Datentyps bei der Eingabe #

Normalerweise wird den folgenden Eingaben automatisch der Typ Zahl zugeordnet:

• Zahlen: 42, 3.14159, -1e6
• Prozentwerten: 39%, -150%
• Daten: 1.1.2018, 29.02.2000
• Zeiten: 12:15

Allen anderen Eingaben wird automatisch der Typ Text zugeordnet, insbesondere auch ungültigen Daten wie 29.02.2001 oder bei Verwendung eines falschen Dezimaltrennzeichens wie dem Komma in der Schweiz, also wenn man z.B. 3,14159 statt 3.14159 eingibt.

Sortieren #

Die Daten in Tabellen lassen sich sortieren. Dazu gehst du wie folgt vor:

Wähle zuerst den Bereich des Arbeitsblatts aus, welcher sortiert werden soll. Dabei müssen unbedingt sämtliche Zeilen und Spalten, die zur Tabelle gehören, ausgewählt werden.

Anschliessend wird über den Menüpunkt Start 👉 Sortieren und Filtern 👉 Benutzerdefiniertes Sortieren... der Dialog «Sortieren» geöffnet.

In diesem Dialog können mehrere Sortierebenen definiert werden. Für jede Ebene kann die Spalte, nach welcher sortiert werden soll sowie die Sortierreihenfolge ausgewählt werden:

Zahlenformate #

Die Darstellung von Zahlenwerten in einer Zelle kann durch die Wahl eines Zahlenformats beeinflusst werden.

In Excel wird dazu im Menü Start der Abschnitt Zahl verwendet:

Über das Dropdown-Menü können verschiedene vordefinierte Zahlenformate gewählt werden:

Zahl #

Wird im Dropdown-Menü der Eintrag Zahlenformat ausgewählt, dann wird der Wert als «normale» Zahl dargestellt. Mit den folgenden drei Schaltflächen können die Anzahl Nachkommastellen eingestellt und die Darstellung eines Tausendertrennzeichens ein- und ausgeschaltet werden:

Prozentwert #

Eine Zahl kann auch als Prozentwert dargestellt werden. Dies kann mit der markierten Schaltfläche oder über den Eintrag Prozent im Dropdown-Menü geschehen.

Achtung: Hier ist zu beachten, dass der Prozentwert das hundertfache des Zahlenwerts ist. Die Zahl 0.42 entspricht 42%.

Wissenschaftliche Notation #

In der Wissenschaft werden sehr grosse oder sehr kleine Zahlen oft in der sogenannten wissenschaftlichen Notation dargestellt. Dabei wird eine grosse Anzahl Nullen durch eine Zehnerpotenz ersetzt. Anstelle von 1000000 schreibt man 10⁶, anstelle von 2490000 schreibt man 2.49·10⁶.

In Excel wird die wissenschaftliche Notation durch den Eintrag Exponentialzahl im Dropdown-Menü ausgewählt.

Datum und Zeit #

Eine Zahl kann auch als Datum dargestellt werden. Das Datum, welches eine Zahl repräsentiert, ergibt sich, indem die Anzahl Tage seit dem 30. Dezember 1899 gezählt werden. So entspricht die Zahl 366 dem 31. Dezember 1900, die Zahl 43100 entspricht dem 31. Dezember 2018.